مع ازدحام المهام اليومية، قد يبدو الإعتماد على تطبيق قائمة مهام مُعقد يُوفر الكثير من الخيارات مُغريًا، لكن أحيانًا تكون البساطة هي المفتاح. سمعتُ مؤخرًا عن طريقة Ivy Lee، وهي أسلوب كلاسيكي لتنظيم الأولويات يعتمد على خطوات واضحة وفعّالة. لذا، قررتُ أن أخصص أسبوعًا كاملًا لتجربتها، ووجدتُ نفسي أعيد التفكير في الطريقة التي أتعامل بها مع التخطيط وتنفيذ المهام. إليك تفاصيل التجربة وأبرز ما تعلمته من هذا النهج البسيط والقوي.
روابط سريعة
ما هي طريقة Ivy Lee؟
تستمد طريقة Ivy Lee اسمها من مُبتكرها مستشار الأعمال الشهير آيفي لي في أوائل القرن العشرين. حيث شارك هذه الطريقة مع فريق من المُديرين التنفيذيين في شركة بيت لحم للصلب في بنسلفانيا. متى؟ في عام 1918.
بدلاً من إدارة قائمة شاملة بالمهام التي لا يُمكنك أن تأمل في إكمالها في يوم واحد، تكلفك طريقة آيفي لي بإعطاء الأولوية لست مهام يُمكنك أن تأمل في إكمالها بالفعل.
الفكرة بسيطة. اختر ست مهام ورتبها بالترتيب من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية. ثم، شق طريقك إلى أسفل القائمة.
كيفية استخدام طريقة Ivy Lee
- كتابة المهام في نهاية اليوم:
في كل مساء، قم بإعداد قائمة تحتوي على 6 مهام فقط لليوم التالي. (تأكد من أنَّ المهام مهمة وقابلة للتنفيذ). - ترتيب المهام حسب الأولوية:
ضع المهام بالترتيب من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية. - التركيز على مهمة واحدة في كل مرة:
في بداية اليوم، ابدأ بالمهمة الأولى، ولا تنتقل إلى المهمة التالية إلا بعد إكمال الأولى. - التعامل مع المهام غير المُكتملة:
إذا لم تتمكن من إنهاء جميع المهام الست، انقل المهام غير المكتملة إلى قائمة اليوم التالي. - التكرار يوميًا:
استمر في هذه العادة بشكل يومي لتبني نظام ثابت ومنظم لإدارة الوقت.
لقد جربتُ طريقة Ivy Lee باستخدام هاتفي (على وجه التحديد، Samsung Notes)
في هذه التجربة، تمسكتُ بهاتفي. أحتفظ بهاتفي بالقرب مني، وأعمل من خلاله كبديل للكمبيوتر الشخصي، لذا فهو خيار منطقي بالنسبة لي. ستكون قائمتي دائمًا في متناول اليد.
لقد استخدمت تطبيق Samsung Notes. مرة أخرى، أستخدم Samsung Notes بالفعل يوميًا، لذا كان خيار الإعتماد عليه منطقيًا. قررتُ كتابة ملاحظاتي بخط اليد واستخدام قالب على غرار قائمة المهام. بهذه الطريقة، يمكنني تحديد المربع بجوار العنصر عند إكماله.
حاولت تكوين عادة قبل النوم
تنصحك طريقة Ivy Lee بتدوين ست مهام في المساء حتى تعرف ما ستعمل عليه في اليوم التالي. في بيئة مهنية، قد يعني هذا التوقف في نهاية يوم العمل لتدوين المهام الست التي ستعمل عليها عند عودتك من المكتب.
لم أستخدم هذه الطريقة بشكل احترافي بحت. في حالتي، كانت المهام المتعلقة بالعمل مختلطة بالمهام العائلية والأعمال المنزلية التي تحتاج حقًا إلى معالجة.
تميل أمسياتي إلى أن تكون ضبابية بمجرد عودة الأطفال من المدرسة، لذلك لم أجلس لكتابة مهامي حتى قبل النوم مباشرة. أخرجت قلم S Pen الخاص بي وأمسكت بهاتفي وفكرت في ستة أشياء يمكنني القيام بها بشكل عملي في اليوم التالي.
إليك كيف كانت طريقة Ivy Lee مُفيدة
إنَّ جمال طريقة Ivy Lee هو بساطتها. فيما يلي بعض نقاط القوة التي أقدرها حقًا في هذا الأسلوب:
- إنها تُوفر نهجًتا سريعًا. لا يستغرق تدوين ست مهام وقتًا طويلاً، خاصةً إذا كان بعضها ممتدًا من اليوم السابق.
- تجعلك تركز على تحديد ما هو الأكثر أهمية. من السهل أن تنزلق المهام المهمة نحو أسفل قائمة المهام. تُكلفك طريقة Ivy Lee بسؤال نفسك كل يوم عن المهام التي يجب أن تنتقل إلى الأعلى.
- تكشف عن المهام الضرورية التي قد تفوتك بخلاف ذلك. تبدو بعض المهام ثانوية، ولكن إذا واصلت إضافة نفس المهمة غير المكتملة إلى قائمتي، فمن الواضح أنها ذات أهمية بالنسبة لي، حتى لو لم أعط هذه المهمة أولوية عالية في البداية في تطبيق قائمة المهام التقليدي.
- إن التفكير في يومك عادة جيدة. إن إنشاء قائمة مهام لا يشرح أفكارك تمامًا، ولكنه قد يكون بمثابة رفيق لأشكال أخرى من كتابة اليوميات، مثل الكتابة الحرة أو سرد الأشياء التي تشعر بالامتنان لها.
كانت تجربة طريقة Ivy Lee تجربة جديرة بالاهتمام، لكنني لا أعتقد أنني سأستمر في استخداها.
الطريقة ليست مُناسبة للجميع
في نهاية المطاف، لا تزال طريقة Ivy Lee عبارة عن قائمة مهام، وتأتي مع نفس الجانب السلبي الأساسي مثل قوائم المهام الأخرى. على وجه التحديد، لا أستطيع إكمال كل شيء في قائمتي كل يوم. وهذا يجعل القوائم تبدو وكأنها كتالوج لجميع الأشياء التي لم أفعلها بعد.
في بعض النواحي، يمكن أن تكون طريقة Ivy Lee أكثر إحباطًا. إنَّ تقليص القائمة إلى ستة يجعل الطلب يبدو بسيطًا. وهذا يجعل الأمر أكثر كآبة عندما يمر أسبوع ونصف قائمتي يوم الجمعة لا يزال يبدو كما كان يوم الاثنين.
لديّ طفلان صغيران، ورغم أنني أعمل من المنزل بشكل احترافي، فإن جزءًا كبيرًا من يومي يدور حول تربية الأبناء. فمهما كان لديّ من مهام في قائمة المهام التي يتعين عليّ إنجازها، فإن أطفالي سيضعون لي قائمة بالمهام غير المُتوقعة في وقت أطول مرتين. وهذا يعني أنه حتى لو كان يومي مليئًا بالإنجازات، فإن هذه الإنجازات لا تنعكس في قائمة المهام التي يتعين عليّ إنجازها. ولهذا السبب، أرى قيمة أكبر في وجود قائمة بالمهام المنجزة بدلاً من ذلك. أو يمكن أن يتضمن المساء التخطيط لقائمة المهام التي يتعين عليّ إنجازها ولكن أيضًا تخصيص الوقت لتدوين كل الأشياء التي قمت بها.
شخصيًا، في نهاية يوم مرهق آخر من تربية الأبناء، يبدو لي هذا الأمر وكأنه عمل إضافي. لذلك، أجد نفسي مُنجذبًا إلى فكرة تتبع الأهداف الشهرية بدلاً من المهام اليومية. وهذا يتيح مساحة أكبر للتفكير، وتتبع الصورة الأكبر، والحقيقة أن العديد من الأشياء تستغرق وقتًا.
هذا لا يعني تجاهل طريقة آيفي لي. إذا كنت ترغب حقًا في الاستفادة منها، فإليك بعض النصائح لتحقيق أقصى استفادة من طريقة آيفي لي.
