لا تثق بذاكرتك: كيف تُحسّن عادة تدوين أفكارك باستخدام التذكيرات

تُخبر نفسك أنك ستُدوّنها لاحقًا، لكن هذا “اللاحق” لا يأتي أبدًا. ذلك لأن الذاكرة غير موثوقة، خاصةً مع ازدحام وضغوطات الحياة. تبدأ عادة التدوين الفعّالة بتذكيراتٍ ذكية تُنبّهك في الوقت المُناسب تمامًا لحفظ تلك الأفكار العابرة قبل أن تتلاشى. إن استخدام تطبيقات التذكير، وإعداد التنبيهات، وتحديد أوقات مُخصصة لتدوين الأفكار يُعد استراتيجية فعّالة لضمان عدم ضياع أي فكرة مُهمة.

ما هي عادة التدوين ولماذا هي مهمة؟

نُقصف باستمرار بوابل من المعلومات والمشتتات – الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني والإعلانات وجاذبية وسائل التواصل الاجتماعي الدائمة. هذا التدفق المستمر يُشتت انتباهنا ويجعل من السهل نسيان المهام أو الأفكار أو الالتزامات المهمة. ومما يزيد الأمر سوءًا أن الأفكار الرائعة غالبًا ما تخطر ببالنا عندما لا نتوقعها.

عادة التدوين مستوحاة من طريقة “إنجاز الأمور” Getting Things Done (GTD) لديفيد ألين، والتي تُشدد على أهمية تدوين المهام والأفكار في نظام موثوق به بمجرد أن تخطر على البال لتحرير المساحة الذهنية.

على الرغم من أنها متجذرة في طريقة “إنجاز الأمور”، إلا أن عادة التدوين متعددة الاستخدامات ويمكن دمجها في أي نظام إنتاجية.

ومع ذلك، فإن عادة التدوين الجيدة لا تتعلق بتدوين الأفكار والمهام في دفاتر الملاحظات أو الملاحظات اللاصقة أو التطبيقات العشوائية. غالبًا ما يؤدي هذا النهج إلى الفوضى وفقدان التفاصيل. بدلاً من ذلك، يتعلق الأمر بتفريغ كل شيء عن قصد وباستمرار في نظام خارجي موثوق يتوافق مع نمط حياتك وسير عملك.

يضمن هذا تخزين كل شيء في موقع مركزي واحد، مما يسهل الوصول إليه وتنظيمه والتصرف بناءً عليه في الوقت المناسب. يُعد تطبيق التذكيرات من Apple أداة ممتازة أستخدمها كنظام خارجي موثوق لتدوين العناصر بسرعة وتحسين نظام إدارة المعرفة الشخصية الخاص بي.

لماذا؟ أولاً، إنه مجاني وبديهي، مما يجعله في متناول أي شخص لديه جهاز Apple. ثانيًا، تتم مزامنته عبر جميع أجهزة Apple الخاصة بي، لذلك يمكنني تدوين الأفكار على جهاز iPhone الخاص بي أثناء التنقل وتنظيمها لاحقًا على الـ Mac الخاص بي. ثالثًا، بساطته تسمح لي بإضافة المهام أو الملاحظات بسرعة دون أن أتأثر بالميزات غير الضرورية.

للاستفادة الكاملة من إمكانات تطبيق التذكيرات في تدوين العناصر بسرعة، من المهم إعداده للاستخدام الأمثل. إليك كيفية القيام بذلك.

إنشاء قائمة مخصصة للالتقاط (علبة الوارد)

تُعد القوائم في تطبيق التذكيرات ميزة فعالة لـ تنظيم وتصنيف المهام ذات الصلة. تتمثل الخطوة الأولى لبدء روتين الالتقاط في إنشاء قائمة مخصصة باسم الالتقاط أو علبة الوارد، أو الأفضل من ذلك، إعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية.

تُعد هذه الخطوة أساسية لأن قائمة التذكيرات الافتراضية هي المكان الذي تُضاف إليه المهام تلقائيًا عند استخدام Siri أو غيرها من الطرق. لذلك، بينما يمكنك إنشاء قائمة مخصصة أخرى لالتقاط العناصر، لن يتم التقاط مهامك تلقائيًا هناك.

تساعد إعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية إلى شيء مثل علبة الوارد أو الالتقاط في توضيح الغرض منها وتسهيل دمجها في سير عملك.

إليك كيفية إعادة تسمية قائمة التذكيرات الافتراضية:

1. افتح تطبيق التذكيرات على الـ Mac الخاص بك.
2. حدد موقع قائمة التذكيرات الافتراضية في الشريط الجانبي ضمن قوائمي.
3. انقر بزر الماوس الأيمن (أو انقر مع الضغط على مفتاح التحكم) على القائمة وحدد إعادة تسمية.
4. أدخل اسمًا مثل علبة الوارد أو الالتقاط، واختر لونًا ورمزًا، ثم انقر فوق موافق.

بمجرد إعداد قائمة الالتقاط المخصصة، تصبح منطقة احتجاز مؤقتة لجميع المهام والأفكار الواردة وغير المعالجة. اعتبرها بمثابة مساحة تخزين رقمية حيث يمكنك تفريغ أي شيء يتبادر إلى ذهنك بسرعة دون القلق بشأن التنظيم الفوري.

في المستقبل، في أي وقت تستخدم فيه Siri أو أداة التذكيرات أو صفحة المشاركة أو أي طريقة أخرى لإضافة المهام، ستتم إضافتها تلقائيًا إلى قائمة علبة الوارد أو الالتقاط. من هناك، يمكنك مراجعتها وتنظيمها في قوائم مناسبة خلال جلسات المراجعة اليومية أو الأسبوعية.

جدولة مراجعات يومية أو أسبوعية لمعالجة عناصر المهام المُسجّلة

يكمن الهدف من تسجيل المهام والأفكار في تفريغها من ذهنك إلى نظام موثوق، ما يسمح لك بالتركيز على ما هو أكثر أهمية. ومع ذلك، وبالنظر إلى أنه لا يزال بإمكانك نسيان تلك العناصر المُسجّلة وبالتالي تفويت مواعيدك النهائية، فإن النظام يعمل فقط إذا عدت باستمرار لمراجعة وتنظيم ما قمت بتسجيله.

لذلك، من الضروري جدولة عملية مراجعة يومية أو أسبوعية لإنجاز قائمة مهامك باستمرار وبكفاءة.

تتيح لك هذه المراجعة إعادة النظر في عناصر المهام المُسجّلة، وتوضيح الغرض منها، وتنظيمها في فئات أو مشاريع مُخصصة. كما تتيح لك تحديد المواعيد النهائية، وتفويض المهام، أو تجاهل العناصر التي لم تعد ذات صلة.

يعتمد تكرار مراجعاتك على سير عملك وحجم المهام التي تُعالجها. قد تُفضّل مراجعة يومية سريعة أو تختار مراجعة أسبوعية أكثر شمولاً للتخطيط. بغض النظر عن تفضيلاتك، يكمن المفتاح في اختيار يوم ووقت ثابتين لمراجعاتك والالتزام بهما.

فيما يلي كيفية جدولة مراجعة يومية أو أسبوعية في تطبيق التذكيرات:

1. افتح تطبيق التذكيرات وانتقل إلى قائمة عناصر الوارد (التقاط).
2. انقر على علامة + (زائد) في الزاوية العلوية اليمنى لإضافة تذكير جديد. أدخل عنوانًا، مثل مراجعة أسبوعية أو مراجعة يومية، حسب تفضيلك.
3. انقر على رمز المعلومات (i) بجوار التذكير.
4. حدد مربع في يوم.
5. بعد ذلك، حدد مربع في وقت وحدد الوقت المحدد الذي تُريد إكمال مراجعتك فيه.
6. عيّن التذكير للتكرار بحيث يظهر تلقائيًا في جدولك.
7. انقر على القائمة المنسدلة تكرار وحدد مخصص في الأسفل.
8. في القائمة المنبثقة التالية، حدد يوميًا أو أسبوعيًا. إذا اخترت أسبوعيًا، فاختر يوم الأسبوع الذي تُريد إكمال مراجعتك فيه.
9. انقر على موافق.

من خلال إعداد تذكير مراجعة متكرر، فإنك تنشئ روتينًا مُهيكلًا يساعدك على معالجة وتنظيم عناصر المهام المُسجّلة باستمرار. يسمح لك هذا أيضًا بالحفاظ على نظام التقاط نظيف ومنظم، وتقليل الفوضى الذهنية، والتعامل مع كل يوم أو أسبوع بثقة.

كيفية تسجيل العناصر بسرعة في تطبيق التذكيرات

يتمثل جوهر تسجيل المهام والأفكار في السرعة – فأنت تريد إضافة عناصر إلى تطبيق التذكيرات بأسرع ما يمكن لتجنب نسيانها. يوفر تطبيق التذكيرات عدة طرق لتسجيل العناصر دون عناء، بما في ذلك:

1. استخدام Spotlight لفتح التذكيرات

على الرغم من أن تطبيق التذكيرات لا يوفر حاليًا اختصارًا لوحة مفاتيح شاملاً للنظام (مثل اختصار الإدخال السريع في OmniFocus) لإضافة المهام بسرعة، إلا أن Spotlight يوفر بديلاً معقولاً. على الرغم من أن هذه الطريقة تتضمن بضع خطوات إضافية مقارنةً باختصار لوحة المفاتيح المخصص، إلا أنها لا تزال طريقة موثوقة لفتح التذكيرات بسرعة وبدء التقاط المهام.

لفتح تطبيق التذكيرات باستخدام Spotlight، اضغط على Command + Space على الـ Mac الخاص بك، ثم اكتب Reminders واضغط على Enter لفتح التطبيق وإضافة مهمتك.

2. استخدام Siri لإضافة المهام بدون استخدام اليدين

يُعتبر Siri من أفضل الطرق لتسجيل العناصر في تطبيق التذكيرات، خاصةً عندما تكون يداي مشغولتين. كل ما عليك فعله هو تنشيط Siri بالقول “يا Siri”، متبوعًا بالمهمة. على سبيل المثال:

يا Siri، ذكّرني بالاتصال بالسبّاك الساعة 9 صباحًا يوم الجمعة.

يا Siri، ذكّرني بإرسال بريد إلكتروني إلى العميل غدًا الساعة 10 صباحًا.

إذا قمتَ بإعادة تسمية قائمة “التذكيرات” الافتراضية إلى “التقاط” أو “صندوق الوارد” (كما هو موضح أعلاه)، فإن أي مهام مُضافة من خلال Siri ستنتقل مباشرةً إلى هذه القائمة تلقائيًا. كما يمكنك تحديد قوائم مُخصصة لتنظيم مهامك باستخدام Siri، مثل قول “يا Siri، أضف “شراء حليب” إلى قائمة التسوق”.

3. إعداد عنصر واجهة مستخدم للوصول السريع

تُعد إضافة عناصر واجهة مستخدم تفاعلية إلى سطح مكتب الـ Mac الخاص بك بمثابة اختصار مرئي يُبقي أدواتك المفضلة في متناول يدك. تسمح لك إضافة عنصر واجهة مستخدم للتذكيرات إلى سطح المكتب بعرض التذكيرات وإكمالها وفتح التطبيق بسرعة.

لإضافة عنصر واجهة مستخدم التذكيرات إلى سطح مكتب الـ Mac، انقر بزر الماوس الأيمن مع الضغط على مفتاح Ctrl على خلفية سطح المكتب، ثم اختر تحرير عناصر واجهة المستخدم لفتح متصفح عناصر واجهة المستخدم. ابحث عن التذكيرات، ثم حدد حجم عنصر واجهة المستخدم الذي تُفضله واسحبه إلى سطح المكتب.

بينما يسمح لك عنصر واجهة مستخدم التذكيرات بشكل أساسي بعرض المهام المكتملة وإكمالها مباشرةً، يمكنك أيضًا النقر فوق عنصر واجهة المستخدم لفتح تطبيق التذكيرات بسرعة وإضافة عناصر جديدة كالمعتاد.

إن امتلاكك لعادة تدوين قوية يُعد بمثابة أسلوب إنتاجي يُمكنك من استعادة صفاء ذهنك والتركيز على أهم الأمور. باستخدام هذه النصائح، يمكنك بسهولة استخدام تطبيق التذكيرات لتدوين المهام وتنظيمها على الـ Mac الخاص بك.