يُمكن للذكاء الاصطناعي مساعدتك في صياغة رسائل البريد الإلكتروني في ثوانٍ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك استخدامه دائمًا. بعض رسائل البريد الإلكتروني تستفيد من الأتمتة، بينما تتطلب رسائل أخرى لمسة بشرية. إن معرفة متى تدع الذكاء الاصطناعي يتولى زمام الأمور – ومتى تكتبها بنفسك – يُمكن أن يُحدث فرقًا كبيرًا في فعالية تواصلِك.
روابط سريعة
1. الذكاء الاصطناعي مثالي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني البسيطة
بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني البسيطة، مثل الرسائل اللوجستية السريعة، يُعدّ استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة ردودك أمرًا مثاليًا. إذا لم تكن الكتابة تتطلب إبداعًا أو تفكيرًا نقديًا، فمن المُرجّح أن استخدام الذكاء الاصطناعي لن يُؤثر سلبًا على مُخرجاتك. فعلى سبيل المثال، يُمكن لبعض أدوات الذكاء الاصطناعي ادارة المراسلات باستخدام مُطالبات بسيطة مثل “كتابة ردّ مُوجز واحترافي على البريد الإلكتروني المُلصق أدناه واقتراح عقد اجتماع الساعة 11 صباحًا” عند تنسيق اجتماع بسيط.
يُمكنك أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بتأكيد المواعيد أو طلب معلومات مُحددة أو مُتابعة طلب سابق، حيث يُمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي توليد ردود سريعة وفعّالة في مثل هذه الحالات.
2. الذكاء الاصطناعي يُساعدك في إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة
قد يكون صندوق بريدك الإلكتروني مليئًا باستفسارات زملائك، ومن المرجح أنك تحتاج إلى الرد على جميعها. في حين أنني أنصح عمومًا بتجنب استخدام الذكاء الاصطناعي في أي شيء يتطلب إبداعًا أصيلًا، إلا أن استخدامه كأداة مساعدة في صياغة الردود يُخفف عبء الكتابة بشكل كبير. على سبيل المثال، يُمكنك كتابة ردودك في صورة نقاط مُختصرة، ثم توجيه ChatGPT لتحويل هذه النقاط إلى بريد إلكتروني متماسك وذو صياغة احترافية.
علاوة على ذلك، يُمكن للذكاء الاصطناعي مُساعدتك في قراءة رسائل البريد الإلكتروني الكثيرة. ففي Outlook، يُوفر مُساعد Copilot العديد من الأدوات لتصفح البريد الإلكتروني بسرعة، كما تُساعدك العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى مثل Grammarly و Sanebox في إدارة صندوق بريدك بكفاءة عالية. يُمكنك من خلال هذه الأدوات تنظيم رسائلك وتحديد أولوياتها والرد عليها بفعالية، مما يوفر لك الوقت والجهد.
تجدر الإشارة إلى أن استخدام هذه الأدوات لا يقتصر على مجرد توفير الوقت، بل يُساهم أيضًا في تحسين جودة التواصل وفاعليته، مما يُعزز من إنتاجيتك ويساعدك على التركيز على المهام الأكثر أهمية.
3. يمكن للذكاء الاصطناعي تحسين كتابتك أيضًا
إذا واجهت صعوبة في كتابة بريد إلكتروني، يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT أن تساعدك في تحسين أفكارك وصياغتها. يمكنك لصق مسودة بريدك الإلكتروني وطلب مراجعات، أو طرح أفكار إضافية، أو إعادة كتابة البريد الإلكتروني بأسلوب أكثر احترافية. فعلى سبيل المثال، تستطيع هذه الأدوات اقتراح صيغ بديلة لعباراتك أو إعادة هيكلة فقراتك لتحقيق أقصى قدر من الوضوح والتأثير، خاصةً في سياق الأعمال. بل ويمكنك أيضاً أن تطلب منها أن تُضفي على بريدك الإلكتروني نبرةً مُعينة، كأن تجعله أكثر رسمية أو ودية.
إن استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي بهذه الطريقة لا يحل محل أفكارك الأصلية، ولكنه يُمكنك من صقلها وتطويرها بما يتناسب مع السياق ومتطلبات جمهورك. فهي بمثابة مُحرر افتراضي يُساعدك على تحسين جودة كتابتك وفعاليتها.
4. لا تستخدم الذكاء الاصطناعي عندما تحتاج إلى الإبداع والتفكير النقدي
بالحديث عن الأصالة، لا يُنصح باستخدام الذكاء الاصطناعي عندما يتطلب الأمر إبداعك الخاص وتفكيرك النقدي. فعلى الرغم من أن لصق بريد إلكتروني تلقيته وطلب من ChatGPT كتابة رد عليه قد يكون مفيدًا في عمليات التواصل البسيطة، إلا أنه من غير الحكمة عمومًا تفويض مهام تتطلب مدخلاتك الفكرية للذكاء الاصطناعي.
يرغب مديرك أو زميلك في العمل أو صديقك في معرفة رأيك أنت، وليس رأي ChatGPT. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يكون أداة مساعدة، لكنه لا يمكن أن يحل محل إبداعك وقدرتك على التفكير النقدي، خاصة في سياق حل المشكلات المعقدة أو توليد أفكار جديدة. فالتفكير النقدي يتطلب تحليلًا دقيقًا للمعلومات، وتقييم الأدلة، وصياغة استنتاجات منطقية، وهي عمليات لا يزال الذكاء الاصطناعي قاصرًا عنها مقارنةً بالبشر.
5. تجنب استخدام الذكاء الاصطناعي إذا لم يكن لديك وقت لتحرير الناتج
تميل نماذج لغة الذكاء الاصطناعي إلى إنتاج محتوى مطول ومتكرر. ما لم تكن خبيرًا في هندسة المطالبات أو تقدم تفاصيل كثيرة في مطالبتك للحصول على مخرجات أفضل، يجب عليك تحرير مخرجات ChatGPT في كل حالة تقريبًا. قال بليز باسكال عبارته الشهيرة: “لو كان لدي المزيد من الوقت، لكنت كتبت رسالة أقصر”، وينطبق الشيء نفسه على الكتابة بالذكاء الاصطناعي.
إذا لاحظت، بالإضافة إلى اقتراح التحرير، فإن جميع نماذج المطالبات التي أنشأتها تتضمن كلمة “موجزة” في مكان ما فيها. انظر الفرق الذي تحدثه هندسة المطالبات البسيطة أدناه، مع نفس المطالبة المطلوبة في نسخة عادية و”موجزة”.
حتى مع ذلك، لا تزال النسخة الموجزة عامة جدًا، حتى كبريد إلكتروني أساسي لملء الفراغات. إنها تحتاج إلى تعديلات كبيرة لمزيد من الأصالة والإيجاز.
وبالمثل، إذا كانت مؤسستك تستخدم أدوات فحص الذكاء الاصطناعي أو تمنع استخدام الذكاء الاصطناعي، فقد ترغب في تجنب استخدام الذكاء الاصطناعي تمامًا. ومع ذلك، قد يتم الإبلاغ عنك بشكل خاطئ لاستخدامك الذكاء الاصطناعي لعدة أسباب، حتى لو لم تستخدمه.
6. قد يُظهر الذكاء الاصطناعي عدم احترام
عند استخدامك للذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني، ما قد يستغرق منك ثوانٍ لكتابته قد يستغرق من المستلم دقائق لقراءته. لقد تعاملتُ مع زملاء في جهات عمل أخرى استخدموا بوضوح الذكاء الاصطناعي التوليدي عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. لقد شعرتُ بإحباط شديد من النص المطول وغير المُركز الذي تلقيته، مع العلم أنني من المحتمل أنني قضيتُ وقتًا أطول في قراءة البريد الإلكتروني مما استغرقوه في كتابته.
يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في استغلال وقتك لتحقيق إنتاجية أكبر، لكن لا تنسَ احترام وقت الآخرين عند استخدام ChatGPT للكتابة.
إليك قاعدة عامة عند التفكير في استخدام الذكاء الاصطناعي لرسائل البريد الإلكتروني وغيرها من وسائل التواصل: هل أُظهر عدم احترام لوقت شخص آخر باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
من المحتمل ألا يُظهر الذكاء الاصطناعي عدم احترام لوقت المستلم على الإطلاق عند كتابة رسائل بريد إلكتروني بسيطة، أو ملء الخطوط العريضة، أو استخدامه كأداة كتابة تكميلية. ومع ذلك، إذا كنت تستخدم الذكاء الاصطناعي لأنك لا تُريد عناء كتابة رد مُتماسك، فربما لا يجب عليك استخدام الذكاء الاصطناعي. في بعض الأحيان، من الأفضل عدم قول أي شيء على الإطلاق.
