التخطيط اليومي هو وسيلة أساسية لتحقيق أهدافك، ولكن عندما يرتكب البعض أخطاء بسيطة دون إدراكها، قد يتحول التخطيط من مُحفِّز للنجاح إلى مصدر للإحباط. من المُبالغة في تحديد المهام إلى تجاهل الأولويات، يُمكن أن تؤدي مثل هذه الأخطاء إلى تقليل إنتاجيتك بدلًا من زيادتها. التعرف على هذه العثرات وتصحيحها ليس فقط مفتاحًا لتنظيم يومك، ولكنه أيضًا خطوة نحو تحقيق إنجازات أكبر بكفاءة ووضوح.
روابط سريعة
1. عدم تصنيف المهام
عندما بدأت في التخطيط لأيامي لأول مرة، ارتكبتُ خطأ وضع كل شيء في قائمة طويلة واحدة دون تصنيف المهام. كانت مهام الكتابة اليومية تأتي بجوار أعمالي المنزلية، والتي ستكون بجانب تعلم اللغة. ومن غير المُستغرب أن يصبح هذا الافتقار إلى الهيكل المُناسب أمرًا مرهقًا بسرعة.
يمنحك تصنيف المهام نظرة عامة أكثر وضوحًا لما تحتاج إلى القيام به في كل مجال من مجالات حياتك. على سبيل المثال، أدير مدونة سفر إلى جانب وظيفتي؛ عند كتابة قوائم المهام الخاصة بي، أتأكد من فصل مهام الكتابة هذه إلى فئات مُختلفة.
يُمكنك بسهولة كتابة الفئات كعناوين رئيسية في قوائم المهام الورقية لديك، وتُوفر بعض أفضل تطبيقات قوائم المهام إمكانية إدراج التصنيفات الضرورية. إذا كان عليَّ اختيار تطبيق واحد من بين جميع التطبيقات الأخرى، فسأقول إن تطبيق Things 3 هو أفضل تطبيق لقائمة المهام (إذا كان لديك جهاز Apple). وإلا، فقد يكون تطبيق TickTick هو تطبيق قائمة المهام المثالي لاحتياجاتك.
2. إضافة عدد كبير جدًا من العناصر إلى قائمة المهام
لفترة طويلة، وقعتُ في فخ الاعتقاد بأنَّ الإنتاجية تعني حشر أكبر قدر مُمكن من المهام في يومي. لكن الإفراط في تحميل قائمة المهام الخاصة بي لم يجعلني إلا مُتوترًا ومُستنزَفًا، مع شعور متزايد بالفشل لعدم إنهاء كل ما خططت له.
إنَّ كثرة المهام في قائمة المهام الخاصة بك تخلق حلقة مُفرغة لأنك ستجد دائمًا المزيد من الأشياء للقيام بها. صدقني، لقد أُصبتُ بالإرهاق بسبب هذا أكثر من اثنتي عشرة مرة. لهذا السبب، أقترح أن تعتمد على الحد الأدنى وتبدأ باختيار ثلاثة عناصر كبيرة على الأكثر كل يوم. إذا وجدتَ لاحقًا أنَّ لديك سعة أكبر، فيُمكنك دائمًا تعديل الأشياء بشكل أكبر.
3. عدم المرونة
غالبًا ما يتم وضع الروتينات الصارمة بنوايا حسنة، لكنها نادرًا ما تنجو من الاضطرابات في الحياة الواقعية. هناك شيء ما سيُعطل يومك حتمًا، مثل الاضطرار بشكل غير متوقع إلى اصطحاب أطفالك من المدرسة مبكرًا لأنهم يشعرون بالتعب.
حتى لو لم يعطلك شيء كبير، فلا يمكنك الانتقال مباشرةً من مهمة إلى أخرى؛ يحتاج دماغك إلى وقت للراحة. على سبيل المثال، آخذ استراحة لمدة 10 دقائق بعد كل جلسة كتابة.
نصيحة: عند تقدير مدة المهمة، ضاعف تخمينك الأولي للسماح بمساحة للتأخيرات غير المُتوقعة.
4. التركيز على المهام ذات الأولوية المُنخفضة
قد يبدو التركيز على المهام ذات الأولوية المُنخفضة مُنتجًا، لكنه نادرًا ما يُقربك من أهدافك. تُوفر الأنشطة السطحية مثل التحقق المتكرر من رسائل البريد الإلكتروني أو إكمال المهام الإدارية البسيطة شعورًا زائفًا بالإنجاز بينما تشتت الانتباه عن التقدم الهادف.
إنَّ وضع علامة على المهام ذات الأولوية المُنخفضة من قائمة المهام الخاصة بك يجعلك تشعر بأنك منتج، لكن بضع ساعات من العمل العميق أفضل بكثير لتحريكك للأمام. لذا، عند التخطيط ليومك، حدد أولوياتك أولاً. تُقدم معظم تطبيقات قائمة المهام، بما في ذلك Todoist و TickTick، نوعًا من ميزات الأولوية.
ملاحظة: للحصول على الإلهام، يُقدم كتاب Essentialism لـ Greg McKeown رؤى قيمة حول تحديد الأولويات والقضاء على عوامل التشتيت غير الضرورية.
إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في المهام الإدارية، فابحث عن أشياء يُمكنك أتمتتها. على سبيل المثال، قد ترغب في الاستثمار في تطبيق إدارة المهام الذي يحرك البطاقات تلقائيًا عند إكمال إجراء ما.
5. اختيار طريقة لا تُناسبك
لقد تحدثت من قبل عن سبب عدم نجاح استراتيجية تقسيم الوقت بالنسبة لي، لكنني استمريتُ في الاعتماد عليها لفترة طويلة لأنني شعرت أنها المعيار الذهبي للإنتاجية. كل ما حققته من خلال القيام بذلك هو إهدار أشهر من حياتي.
الحقيقة القاسية هي أنَّ أدوات الإنتاجية التي تستخدمها لا تعني شيئًا بدون نظام قوي. في بعض الأحيان، لن تنجح الطرق الأكثر تقليدية للقيام بالأشياء بالنسبة لك. تحتاج إلى التجربة ومعرفة ما ينجح.
التزم بفترة تُجرب فيها تكتيكات إنتاجية مُختلفة لمدة 3–4 أسابيع لكل منها. بمجرد العثور على شيء يُناسبك، ستتمكن من استخدامه على المدى الطويل.
6. عدم تسجيل الخروج بعد الانتهاء
من الأخطاء الشائعة الاستمرار في العمل حتى بعد إكمال المهام المُخطط لها لهذا اليوم. لقد وضعت حدودًا واضحة في البداية أثناء العمل لنفسي، لكنني أهملتها في النهاية. بعد فترة من الانحدار، وصلتُ إلى نقطة الانهيار وأدركت أنني بحاجة إلى التغيير.
قد تشعر بالرضا عن البقاء في مكتبك، لكنه غالبًا ما يؤدي إلى التعب والإرهاق الرقمي. والأسوأ من ذلك، أنه يُمكن أن يخلق شعورًا زائفًا بـ “التقدم” دون تحقيق نتائج ذات مغزى.
بمجرد اكتمال المهام المخطط لها، قم بتسجيل الخروج ومنح نفسك وقتًا لإعادة شحن طاقتك. يُمكن أن يساعد تنفيذ سياسة عدم استخدام الشاشة بعد ساعة معينة أيضًا في منع الإرهاق. يضمن الابتعاد عن العمل أنك مُنتعش وجاهز للتعامل مع عمل اليوم التالي.
7. التخطيط دون تحديد أهداف واضحة في الاعتبار
لا تكون قائمة المهام اليومية فعَّالة إلا إذا كانت متوافقة مع أهدافك الأوسع. فبدون أهداف واضحة، قد تتشتت جهودك، مما يجعلك تشعر بعدم الرضا على الرغم من انشغالك. لذا، قبل تجديد قائمة المهام اليومية، أقترح عليك الجلوس للتفكير فيما تريد تحقيقه.
خذ وقتًا للتفكير فيما يُهمك حقًا. سواء كان الأمر يتعلق بالحصول على ترقية، أو اجتياز امتحان، أو توفير وقت للهوايات، فيجب أن تدعم مهامك اليومية هذه الأهداف. حدد لنفسك ثلاثة أهداف رئيسية في كل مرة وصمم جدولك حولها.
8. التركيز فقط على مهام العمل
في وقت مُبكر، كنت أملأ قائمة المهام الخاصة بي بعناصر “العمل النشط” فقط، مثل الكتابة التي أحتاج إلى إنجازها. ما لم أدركه هو أنَّ تجاهل التطوير الشخصي والعناية الذاتية كان يُؤخر نموي.
في هذه الأيام، أخصص وقتًا لمدة 30 دقيقة على الأقل للتعلم كل يوم، إلى جانب أنشطة مثل كتابة اليوميات والتأمل. لقد أدى إضافة هذه الأشياء إلى روتيني إلى تحسين صحتي بشكل عام، مما عزز أيضًا من أدائي في المهام المُتعلقة بالعمل.
9. عدم ترك وقت للتأمل
لا ينتهي يومك حقًا إلا بعد مُراجعة تقدمك والتخطيط للغد. إن قضاء بضع لحظات لمُراجعة الأمور التي سارت على ما يرام — وما يُمكن تحسينه — يُمكن أن يوفر رؤى قيمة للإنتاجية المستقبلية.
ملاحظة: قبل تسجيل الخروج، حدد أولوياتك لليوم التالي حتى تتمكن من البدء في العمل. باستخدام خريطة طريق واضحة، ستستيقظ مستعدًا لمعالجة ما هو أكثر أهمية.
يمكنك استخدام تطبيق مثل “اليوميات” من Apple أو Google Keep لكتابة بعض النقاط البسيطة التي تشرح ما كان جيدًا في يومك والأشياء التي يمكنك تحسينها. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل تطبيقات دفتر اليوميات لتتبع نشاطك.
